Henkilötietokäytäntö

Flyhjælp ApS (jäljempänä Lentoapu) käsittelee henkilötietojasi voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti noudattaen muun muassa EU-asetusta 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus).

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Keräämme sinusta vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä korvaushakemuksesi käsittelyn kannalta.

Siksi sinun on välttämätöntä ilmoittaa ainoastaan ne henkilötiedot, jotka vaaditaan korvaushakemuksesi kulloisessakin käsittelyvaiheessa.

Sinun ei esimerkiksi tarvitse ilmoittaa meille henkilötunnustasi, kun lähetät korvaushakemuksen. Jos korvausvaatimus on myöhemmin saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi, henkilötunnuksen ilmoittaminen voi kuitenkin olla välttämätöntä, sillä korvausasiassa toimivaltainen tuomioistuin voi vaatia sitä.

Korvaushakemuksen lähettämisen yhteydessä kehotamme kuitenkin käsittelyn nopeuttamiseksi ilmoittamaan osoitteen, pankkitilin tiedot ja henkilötunnuksen, vaikka ne eivät olekaan välttämättömiä tietoja.

Kun lähetät korvaushakemuksen Lentoavulle, pyydämme ilmoittamaan seuraavat kategoriaan 1 kuuluvat henkilötiedot, jotka ovat välttämättömiä korvaushakemuksesi käsittelemiseksi:

Kategoria 1

nimi
puhelinnumero ja/tai sähköpostiosoite
varausnumero

Nimesi sekä matkasi varausnumero välitetään sille lentoyhtiölle, jolle korvausvaatimus arviomme mukaan on osoitettava.

Käytämme yhteystietojasi yhteydenpitoon kanssasi, kun korvausasiasi etenemisestä on uutta kerrottavaa tai kun tarvitsemme sinulta lisätietoja.

Korvaushakemuksen lähettämisen yhteydessä sinulla on lisäksi mahdollisuus ilmoittaa kategoriaan 2 kuuluvia henkilötietoja:

Kategoria 2

osoite
pankkitilin tiedot
henkilötunnus
kuvallinen henkilötodistus.

Kategorian 2 henkilötiedot voivat olla välttämättömiä korvaushakemuksesi käsittelemiseksi sen myöhemmässä käsittelyvaiheessa.

Kategorian 2 henkilötietojen ilmoittaminen on pakollista hakemuksen myöhemmässä käsittelyvaiheessa, jos tiedot ovat arviomme mukaan silloin välttämättömiä. Tietoja vaaditaan esimerkiksi silloin, jos korvausvaatimus on arviomme mukaan saatettava tuomioistuimen käsiteltäväksi, jolloin tarvitsemme henkilötunnuksesi. Tiedot ovat välttämättömiä myös silloin, jos vastaanotamme lentoyhtiöltä korvauksen tai rahanpalautuksen, jolloin tarvitsemme sinulta pankkitilin tiedot tilisiirron tekemiseksi.

Saatamme myös pyytää kopiota kuvallisesta henkilötodistuksestasi. Jotkut lentoyhtiöt vaativat sitä korvausvaatimuksen käsittelemiseksi. Toimitamme siinä tapauksessa sinulle ohjeet siitä, miten peität lentoyhtiön kannalta tarpeettomat henkilötietosi ennen kopion lähettämistä meille. Jos et ole peittänyt kopiosta tarpeeksi tarpeettomia henkilötietoja, me peitämme loput tiedot ennen kopion välittämistä lentoyhtiölle.

Käsittelemme henkilötietojasi kanssasi tekemämme sopimuksen sekä lakisääteisten velvoitteidemme mukaisesti.

Mihin tarkoituksiin henkilötietoja kerätään?

Henkilötietojesi keräämisen tarkoituksena on korvauksen tai rahanpalautuksen vaatiminen lentoyhtiöltä EU-asetuksen 261/2004 perusteella.

Mikäli laiminlyöt Lentoavun kanssa tekemääsi sopimusta, vrt. Lentoavun käyttöehdot, käytämme henkilötietojasi laiminlyönnistä aiheutuneiden kulujen perimiseksi sinulta.

Pankkitilisi tietoja käytetään ainoastaan korvauksen tai rahanpalautuksen maksamiseen tilillesi. Jotkut lentoyhtiöt haluavat maksaa korvauksen suoraan asiakkaalle, ja silloin välitämme pankkitilisi tiedot lentoyhtiölle. Lentoavulla, sen yhteistyökumppaneilla tai lentoyhtiöillä ei ole pääsyä tililläsi oleviin rahoihin.

Kuinka kauan kerättyjä henkilötietoja säilytetään?

Lentoapu säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan, kun se on välttämätöntä.

Henkilötietojen tarkka säilytysaika riippuu monesta tekijästä.

Säilyttämisen kesto riippuu henkilötietojen tyypistä sekä korvausasiasi lopputuloksesta. Meidän on esimerkiksi poistettava tiedoistamme kuvallisen henkilötodistuksesi kopio huomattavasti nopeammin kuin nimesi.

Jos korvaushakemuksesi käsittely päättyy tilillesi tehtävään tilisiirtoon, meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää tietojasi viiden vuoden ajan, vrt. kirjanpitolaki. Mikäli arvioimme jo aikaisessa vaiheessa, ettei korvaushakemuksesi johda korvaukseen tai rahanpalautukseen, poistamme henkilötietosi huomattavasti nopeammin.

Sinulla on milloin tahansa oikeus saada tietoa siitä, miten kauan säilytämme omia henkilötietojasi, vrt. jäljempänä oleva osio oikeudesta saada tietoa henkilötietojen käsittelystä.

Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Henkilötietojasi luovutetaan lentoyhtiöille, niiden edustajille, Lentoavun oikeudellisille yhteistyökumppaneille muissa EU- tai Eta-maissa sekä viranomaisille, kuten tuomioistuimille siinä määrin, kun se on arviomme mukaan välttämätöntä korvaushakemuksesi käsittelemiseksi.

Tietosi jaetaan Flyhjælp ApS:n emoyhtiön Flightright GmbH:n kanssa, joka syöttää tiedot sisäiseen tapausten käsittelyjärjestelmään, CMA:han. Flyhjælp ApS käyttää järjestelmää saadakseen korvauksen lentoyhtiöltä.

Lisäksi tietojasi luovutetaan Lentoavun yhteistyökumppaneille. Lentoapu vaatii tietojasi vastaanottavilta yhteistyökumppaneiltaan voimassa olevan lainsäädännön noudattamista. Lentoavulla on yhteistyökumppaneidensa kanssa tietojenkäsittelysopimus.

Tietojen luovuttaminen EU:n ulkopuolelle

Tietojen luovuttamiseen EU-alueen ulkopuolelle voi liittyä riskejä. Tämä johtuu siitä, etteivät yleisen tietosuoja-asetuksen määräykset ole voimassa EU:n ulkopuolisissa maissa.

Jos korvausvaatimuksesi on Lentoavun arvion mukaan osoitettava EU- tai Eta-alueen ulkopuoliselle lentoyhtiölle, se lähetään EU-alueen ulkopuoliseen maahan.

Näissä tapauksissa joudumme luovuttamaan joitakin henkilötietojasi lentoyhtiölle, jonka kotipaikka on EU:n ulkopuolella.

Lentoyhtiöt eivät ole Lentoavun yhteistyökumppaneita, eikä niiden kanssa siksi ole mahdollista tehdä sopimuksia Lentoavun asiakkaiden henkilötietojen käsittelystä.

Luovutamme ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä korvauksen tai rahanpalautuksen hakemiseksi.

Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Lentoapu käsittelee henkilötietojasi läpinäkyvästi. Sinulla on siksi koska tahansa oikeus saada tietoa henkilötietojesi käsittelystä.

Jos sinusta keräämämme tiedot ovat virheellisiä tai harhaanjohtavia, sinulla on oikeus oikaista tiedot. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä poistamaan tietosi edellyttäen, että yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan perusteet täyttyvät.

Kaikki henkilötietojen oikaisu- ja korjauspyynnöt sekä pyynnöt poistaa henkilötiedot voi lähettää osoitteeseen hei@lentoapu.fi. Kirjoita viestin aihekenttään "Henkilötiedot".

Turvallisuus

Lentoapu on varmistanut tekniikkaan ja organisaatioon liittyvien toimenpiteiden avulla, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti.

Henkilötietojasi säilytetään turvallisesti ja luottamuksellisesti. Lentoapu on ryhtynyt toimiin varmistaakseen, ettei henkilötietojasi poisteta epähuomiossa tai lainvastaisesti, julkaista, hävitetä, aseteta epäsuotuisaan valoon tai luovuteta asiaankuulumattomien tietoon tai muulla tavoin käsitellä lain vastaisesti.

Työntekijöitämme on ohjeistettu noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä yrityksen suuntaviivoja.

Jos epäilet, että Lentoapu on käsitellyt henkilötietojasi voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, voit tehdä siitä ilmoituksen tietosuojavaltuutetulle.